I / ĐẶT VẤN ĐỀ.
1) Lý do chọn đề tài.
Dân gian ta có câu
“Tiền tài là huyết mạch”. Vâng đúng vậy, mọi vấn đề nếu không có tiền thì
khó có thể giải quyết được. Đây là quy luật tất yếu và cũng có thể nói rằng
đó là quy luật sinh tồn của con người và xã hội ngày nay. Tuy nhiên chúng ta
có thể tách rời vấn đề này theo từng lĩnh vực, trong đó lĩnh vực xã hội,
tài chính đóng vai trò rất quan trọng trong các cơ quan đơn vị sự nghiệp, trong
đó có ngành giáo dục. Trong các trường học, cùng với sự cấp ngân sách của nhà
nước cho sự hoạt động của nhà trường thì còn các khoản thu góp của phụ huynh
học sinh (PHHS) để duy trì tốt các hoạt động học tập cho học sinh bằng các
khoản thu thỏa thuận giữa nhà trường với PHHS trên cơ sở văn bản quy định hướng
dẫn của các cấp. Mà đặc biệt là các khoản thu thỏa thuận ở trường mầm non, nhằm
đảm bảo công tác nuôi dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ như: Tiền ăn, trang thiết bị
bán trú, nước, chăm sóc bán trú. Giúp trẻ vận động học tập và vui chơi như
khoản thu: Học phẩm.
Để thực hiện tốt với
các khoản thu, chi trong nhà trường, công khai, rõ ràng thì trách nhiệm của các
thành viên từ ban giám hiệu, giáo viên các lớp rất quan trọng trong việc tuyên
truyền thực hiện. Đặc biệt là kế toán với nhiệm vụ chịu trách nhiệm chính trực
tiếp giúp Hiệu trưởng - Chủ tài khoản quản lý, thực hiện vấn đề thu chi tài
chính. Bản thân là một nhân viên Kế toán trong trường mầm non với kinh nghiệm
hơn 6 năm làm công tác kế toán mà cụ thể là công tác quản lý thu - chi
tôi luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao song thực tế tôi nhận thấy các
khoản thu đầu năm, thu theo tháng để đạt được kết quả tốt vẫn còn những khó
khăn nhất định như PHHS đóng học cho con chưa đúng lịch, còn lác đác nên việc
cập nhật sổ sách còn khó khăn ảnh hưởng tới tiến độ thu - chi và công tác kiểm
tra của cấp trên. Vì vậy bản thân tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài “Một số kinh
nghiệm về thực hiện công tác thu và quản lý thu - chi trong trường Mầm non”.
2) Thời gian, đối tượng và phạm vi thực hiện đề
tài.
- Thời
gian: Từ tháng ... đến tháng ...
- Đối
tượng: CB – GV – NV và các bậc PHHS.
- Phạm
vi thực hiện: Trường mầm non
3) Số liệu điều tra trước khi
thực hiện giải pháp.
* Thuận lợi:
Trường thuộc loại
hình công lập tự chủ một phần, được ngân sách Nhà nước cấp hàng năm, có các
quyết định của Thành phố hướng dẫn các khoản thu của PHHS. Nhà trường thực hiện
tốt 3 công khai như: Công khai cam kết chất lượng giáo dục và chất lượng
giáo dục thực tế; Công
khai điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục; Công khai thu chi tài chính.
Được sự quan tâm và giúp đỡ của các cấp chính quyền địa
phương như Đảng ủy xã có nghị quyết số 02, đề án 01về nâng cao chất lượng giáo
dục đào tạo của xã giai đoạn 2015-2020 và những năm tiếp theo, nhận thức của
cán bộ, nhân dân được nâng lên.
Sự quan tâm của PHHS đối với công tác giáo dục, tham gia đóng
góp các khoản thu trong nhà trường để phục vụ tốt công tác chăm sóc giáo dục trẻ.
Về cơ sở vật chất
phục vụ cho công tác tài chính, nhà trường đã tạo cho tôi một môi trường
làm việc rất yên tĩnh và thoải mái, có phòng làm việc đủ diện tích theo yêu
cầu, có đầy đủ trang thiết bị máy móc, công nghệ thông tin để phục vụ cho công
việc tốt hơn.
Bản thân 6 năm làm công tác kế toán tôi đã rút ra được một
số kinh nghiệm cho bản thân từ công tác thu – chi và đây cũng chính là công việc
mà tôi đã gắn bó trong nhiều năm qua.
* Khó khăn:
Do trường đóng trên
địa bàn đất làng nghề nên phụ huynh học sinh còn bận việc buôn bán đi từ sáng
sớm không chủ động đưa đón con tới trường, việc đưa đón phải nhờ tới ông, bà,
nhiều gia đình còn gặp khó khăn về kinh tế, một số gia đình đông con phải thu
xếp đóng học cho từng con nên dẫn tới việc thu tiền còn chậm trễ chưa đúng
lịch. Khó khăn cho việc tổng hợp, quyết toán cuối tháng của kế toán.
* Số liệu điều tra: Năm học
2016-2017
|
Số TT |
Nội
dung |
Số
liệu |
Tỉ lệ |
Ghi
chú |
|
1 |
Các khoản thu đầu năm đóng đúng lịch (tháng 9) |
550/641
trẻ |
85,8% |
|
|
2 |
Các khoản thu hàng tháng (thu 5 ngày đầu tháng) |
560/641
trẻ |
87,3% |
|
|
3 |
Thu
học phí 2 kỳ/năm đúng lịch |
519/641 |
81% |
|
|
4 |
Các khoản chi trả tiền thực phẩm cuối tháng |
6/9
tháng |
66.7% |
|
|
5 |
Các khoản chi tiền khác (chăm sóc bán trú) ngày 8-10 hàng
tháng |
8/9
tháng |
88,9% |
|
II/ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1. Tên đề tài: “Một số kinh nghiệm về thực hiện công
tác thu và quản lý thu - chi trong trường Mầm non”.
2. Các biện pháp thực hiện:
2.1.
Mẫu hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách khoa học.
2.2. Làm tốt công tác chuẩn bị sổ sách,
các số liệu chính xác phục vụ cho việc thu tiền đầu tháng.
2.3.Thực hiện tốt công tác thu tiền
hàng tháng.
2.4.
Phối hợp tốt với giáo viên, PHHS trong công tác thu tiền hàng tháng.
2.5.
Tổng hợp số liệu chi và lưu trữ hồ sơ kế toán một cách khoa học định kỳ.
3. Nội dung các biện pháp thực hiện:
Công
tác thu và quản lý thu - chi là nhiệm vụ quan trọng bởi nó góp phần thắng lợi cho nhiệm vụ giáo dục và nâng cao
chất lượng GD&ĐT. Do đó, muốn có một kết quả
thu và quản lý thu - chi tốt, bản thân tôi luôn quan tâm đến một số vấn đề sau:
3.1. Mẫu
hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách khoa học.
Là một người kế toán
ngoài công việc quản lý các khoản thu – chi ngân sách nhà nước, các chế độ đối
với CBGVNV như các cấp học khác. Tôi còn phải song song theo dõi các khoản thu thỏa
thuận khác, đây là một trong các khoản thu đặc thù của cấp học mầm non. Vì các
cháu mầm non ăn ngủ cả ngày ở trường, nên có nhiều các khoản thu phục vụ các
cháu như: Tiền ăn, tiền trang thiết bị bán trú, tiền nước, tiền chăm sóc bán
trú, tiền học phẩm.
Làm việc trong môi
trường mầm non tôi cần phải nắm rõ trách nhiệm của mình trong việc quản lý
thu - chi, tận dụng mọi thời gian để làm việc có trách nhiệm và hiệu quả,
không được chủ quan, cần phải có được sự sáng tạo nhạy bén trong việc
thực hiện nhiệm vụ thu - chi. Sự sáng tạo ở đây cũng có thể là những biểu
mẫu mang tính khoa học, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ kiểm tra, dễ phát hiện các
sai sót, đồng thời cần phải có một biểu mẫu để dễ tổng hợp và báo cáo kịp
thời với hiệu trưởng về những kết quả thu - chi, phải biết tham mưu với
hiệu trưởng nhà trường, đôn đốc nhắc nhở GV, yêu cầu GV thực hiện đầy đủ những
quy định về công tác thu, kế toán là người trực tiếp gặp gỡ với GV trong
công tác thu, có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể những yêu cầu của nhà trường
trong công tác thu và nhiệm vụ chi đối với các thành phần giao nhiệm vụ
thu - chi, hướng dẫn cụ thể những công việc có liên quan đến công tác tài
chính trong nhà trường, biết tham mưu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ
mà mình đang đảm nhiệm.
Phải theo dõi thường
xuyên việc đóng tiền học của học sinh ngay từ đầu năm học. Cập nhật kịp thời
các loại chứng từ thu - chi theo quy định của nhà nước, thông báo thu - chi
từng tháng để nắm bắt được một số học sinh chưa đóng tiền, thông báo cho giáo
viên chủ nhiệm (GVCN) những học sinh còn thiếu tiền ăn, kết hợp với phụ huynh
để nắm bắt được nguyên nhân chưa nộp của học sinh. Gửi thông báo đến GVCN
và phụ huynh cập nhật các chứng từ thu - chi kịp thời. Đánh giá kết quả
thu - chi vào cuối mỗi học kỳ, cuối năm học.
Để phục vụ công tác
kế toán thu các khoản thu thỏa thuận được thuận lợi, dễ dàng trước hết cần có
những biểu mẫu thu - chi được xây dựng sẵn áp dụng theo văn bản hướng dẫn của
Bộ tài chính ban hành như: Biên lai thu, phiếu thu, phiếu chi, sổ thu và thanh
toán, sổ nhật ký bàn giao, sổ chi tiết chi, bảng tổng hợp các khoản thu, báo
cáo tài chính. Ở trường mầm non chúng tôi sử dụng phần mềm Kidsofd, phần mềm
chuyên sâu về nuôi dưỡng (bán phiếu ăn, tính khẩu phần ăn). Tất cả đã được lập
trình sẵn các biểu mẫu theo quy định nên rất thuận tiện cho công việc kế toán.
Trong phần nội dung
nghiên cứu, tôi xin giới thiệu một số các biểu mẫu thu, chi đã được mẫu hóa của
các khoản thu thỏa thuận. Từ các biểu mẫu đó để tổng hợp báo cáo kết quả thu -
chi của các lớp theo từng nguồn, từng tháng để hiệu trưởng nắm bắt và theo dõi
thông qua những con số ví dụ sau:
Mẫu 1: Phân tích các
khoản thu của lớp 5 tuổi A5 tháng 3/2018
Căn cứ vào biểu phân
tích này GVCN lớp cũng như hiệu trưởng đều nắm bắt được các nguồn thu của lớp
trong tháng cụ thể là bao nhiêu học sinh đã đóng trên tổng số học sinh của lớp
mình.
Trường Mầm Non …..
PHÂN TÍCH
Lớp 5 tuổi A5 - Tháng 03/2018
(ĐVT: VNĐ)
|
TT |
Nội
dung thu |
Số học
sinh |
Mức
thu |
Thành
tiền |
|
1 |
Tiền chăm sóc bán trú |
1 |
75.000 |
75.000 |
|
2 |
Tiền chăm sóc bán trú |
28 |
150.000 |
4.200.000 |
|
3 |
Tiền ăn |
584 |
15.000 |
8.760.000 |
|
4 |
Tiền bữa ăn tự chọn |
29 |
10.000 |
290.000 |
Tổng tiền: 13.325.000đ
|
Giáo
viên chủ nhiệm (Ký, ghi rõ họ tên) |
Ban
giám hiệu (Ký
tên, đóng dấu) |
Mẫu 2: Bảng tổng hợp các khoản
thu
Căn cứ vào các
số liệu trong bảng tổng hợp hiệu trưởng có thể nắm bắt được cụ thể tổng số học
sinh của các lớp đã đóng theo từng nguồn và số tiền tổng thu cả trường trong
tháng đó.
|
Trường Mầm Non ….. |
||||||||||||
|
BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN
THU THÁNG 3/2018 (ĐVT: VNĐ) |
|
|||||||||||
|
TT |
Lớp |
Số
HS |
Phiếu
|
Phiếu |
Tiền
ăn |
Tiền
chăm sóc |
Bữa
ăn |
Tổng
|
||||
|
1 |
Lớp 5T A1 |
41 |
105 |
849 |
12.735.000 |
6.150.000 |
420.000
|
19.305.000 |
||||
|
2 |
Lớp 5T A2 |
36 |
79 |
756 |
11.340.000 |
5.550.000 |
370.000
|
17.260.000 |
||||
|
3 |
Lớp 5T A3 |
41 |
109 |
860 |
12.900.000 |
6.375.000 |
440.000
|
19.715.000 |
||||
|
4 |
Lớp 5T A4 |
40 |
83 |
862 |
12.930.000 |
6.075.000 |
420.000
|
19.425.000 |
||||
|
5 |
Lớp 5T A5 |
29 |
83 |
584 |
8.760.000 |
4.275.000 |
290.000
|
13.325.000 |
||||
|
6 |
Lớp 5T A6 |
31 |
54 |
659 |
9.885.000 |
4.650.000 |
310.000
|
14.845.000 |
||||
|
7 |
Lớp 4T B1 |
45 |
154 |
881 |
13.215.000 |
6.600.000 |
450.000
|
20.265.000 |
||||
|
8 |
Lớp 4T B2 |
39 |
112 |
797 |
11.955.000 |
5.925.000 |
400.000
|
18.280.000 |
||||
|
9 |
Lớp 4T B4 |
39 |
136 |
761 |
11.415.000 |
5.850.000 |
390.000
|
17.655.000 |
||||
|
10 |
Lớp 4T B3 |
36 |
89 |
763 |
11.445.000 |
5.850.000 |
400.000
|
17.695.000 |
||||
|
11 |
Lớp 4T B5 |
35 |
99 |
706 |
10.590.000 |
5.100.000 |
350.000
|
16.040.000 |
||||
|
12 |
Lớp 4T B6 |
36 |
90 |
751 |
11.265.000 |
5.475.000 |
360.000
|
17.100.000 |
||||
|
13 |
Lớp 4T B7 |
35 |
80 |
739 |
11.085.000 |
5.175.000 |
350.000
|
16.610.000 |
||||
|
14 |
Lớp 3T C1 |
35 |
88 |
701 |
10.515.000 |
5.250.000 |
350.000
|
16.115.000 |
||||
|
15 |
Lớp 3T C2 |
37 |
84 |
764 |
11.460.000 |
5.925.000 |
380.000
|
17.765.000 |
||||
|
16 |
Lớp NT D1 |
23 |
94 |
445 |
6.675.000 |
3.300.000 |
240.000
|
10.215.000 |
||||
|
17 |
Lớp NT D2 |
40 |
106 |
814 |
12.210.000 |
5.925.000 |
400.000
|
18.535.000 |
||||
|
Tổng
cộng |
618
|
1,645
|
12,692
|
190.380.000 |
93.450.000 |
6.320.000
|
290.150.000 |
|||||
|
Thủ
quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) |
Kế
toán (Ký
tên, đóng dấu) |
Hiệu
trưởng (Ký
tên, đóng dấu) |
Đồng thời kế
toán căn cứ vào số liệu trên định khoản vào sổ kế toán theo từng nguồn thu.
Định khoản Thu tiền ăn tháng
3/2018 như sau:
- Thu tiền ăn tháng 3/2018
Nợ TK 1111: 190.380.000
Có TK 33718: 190.380.000 (nguồn 0903, tiểu mục
7799)
- Xác định phần giữ lại
đơn vị tiền ăn tháng 3/2018 để chi:
Nợ TK 0181: 190.380.000 (tiểu mục 7799)
- Nộp tiền ăn tháng 3/2018 vào tài khoản tiền gửi:
-
Nợ TK 112118:
190.380.000
Có TK 1111: 190.380.000 (nguồn
0903, tiểu mục 7799)
Tương tự đối với
các nguồn thu chăm sóc bán trú, bữa ăn tự chọn kế toán lần lượt định khoản vào
sổ kế toán như nguồn thu tiền ăn.
Mẫu 3: Báo cáo tài chính
Mẫu báo cáo tài chính thể hiện số tiền tồn đầu kỳ, phát
sinh tăng trong kỳ (thu), phát sinh giảm trong kỳ (chi), tồn cuối kỳ (còn lại)
của từng nguồn thu là bao nhiêu tiền. Đây là biểu báo cáo tổng hợp thể hiện con
số tổng thu – tổng chi và tồn quỹ của đơn vị mình.
Trường mầm non …..
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Tháng 03/2018
ĐVT: VNĐ
|
TT |
Diễn giải |
Số tiền |
|||
|
Tồn đầu kỳ |
Thu |
Chi |
Tồn |
||
|
1 |
Bữa ăn tự chọn |
951.000 |
6.320.000 |
5.270.000 |
2.001.000 |
|
2 |
Tiền ăn |
22.271.200 |
190.380.000 |
178.455.000 |
34.196.200 |
|
3 |
Tiền chăm sóc bán trú |
106.878.000 |
93.450.000 |
77.419.000 |
122.909.000 |
|
4 |
Tiền học phẩm |
666.000 |
0 |
0 |
666.000 |
|
5 |
Tiền đồ dùng bán trú |
574.000 |
0 |
0 |
574.000 |
|
6 |
Tiền nước |
32.390.000 |
0 |
0 |
32.390.000 |
|
Tổng cộng |
163.720.200 |
290.150.000 |
261.144.000 |
192.736.200 |
|
Việc
thực hiện mẫu hóa các biểu mẫu thu - chi thỏa thuận trong nhà trường một cách
khoa học đã giúp cho CBGVNV, PHHS dễ hiểu, rõ hơn về các khoản thu thuận trong
nhà trường và thuận tiện cho công tác kiểm tra của các cấp ban ngành.
3.2. Làm
tốt công tác chuẩn bị sổ sách, các số liệu chính xác phục vụ cho việc thu tiền
đầu tháng.
Để việc thu tiền đầu
tháng sau được tiến hành một cách thuận lợi, không để PHHS phải chờ đợi lâu khi
đóng tiền cho con, thì việc chuẩn bị
sổ sách, các số liệu chính xác của tháng trước hết sức quan trọng. Vào ngày
cuối cùng của tháng đó tôi gửi danh sách cập nhật phiếu mua cho từng lớp để
GVCN cập nhật phiếu ăn của từng học sinh sau đó tiến hành cộng tổng phiếu ăn
của lớp kết hợp đối chiếu với số xuất ăn sao cho khớp với sổ báo ăn của nhà
bếp.
Công việc chốt phiếu
ăn cuối tháng phải hoàn toàn chính xác, sau khi tổng hợp được phiếu ăn của 17
lớp với tổng số 632 học sinh, tôi tiến hành thao tác vào phần mềm mục “Chấm ăn”
theo từng lớp, từng học sinh để ra kết quả phiếu ăn tồn cuối tháng. Công việc đòi
hỏi người kế toán phải thật tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, tưởng chừng như là dễ
nhưng thực ra rất khó nếu vào nhầm tăng 01 phiếu ăn của học sinh ảnh hưởng tới
việc chấm ăn của GVCN lớp đó đặc biệt làm mất uy tín của PHHS với nhà trường,
nếu vào nhầm giảm 01 phiếu ăn thì ảnh hưởng tới việc thất thoát nguồn tiền ăn.
Đây chỉ là một con số giả thiết nhỏ đã có tác động mạnh mẽ tới công việc thu - chi
của nhà trường.
Việc tổng hợp chốt
phiếu ăn cuối tháng để nắm bắt được học sinh đã mua phiếu ăn đủ và chưa mua
phiếu, tất cả những học sinh chưa mua phiếu ăn đều được thể hiện là số phiếu
tồn (âm) vì vậy khi kế toán bán phiếu dễ dàng nhận biết được những học sinh nào
còn nợ tiền tháng trước để viết phiếu thu cộng dồn hai tháng, trên nguyên tắc
thì không được ăn chịu tuy nhiên với điều kiện kinh tế của một số gia đình vẫn
còn khó khăn vì vậy nhà trường cũng đã tạo điều kiện cho con em họ được theo
học đầy đủ và sang tháng sau nộp hoàn đủ số tiền còn thiếu.
Qua đây tôi cũng nhận
thức thấy để làm tốt được công việc này đòi hỏi một người kế toán phải có trình
độ chuyên môn, năng lực công tác, nhanh nhẹn, nhạy bén trong công việc, làm
việc phải có tính khoa học, phải biết tìm tòi sáng tạo, biết áp dụng khoa học
công nghệ tiên tiến để thiết kế các biểu mẫu mang tính khoa học hơn, thuận tiện
hơn trong việc chốt phiếu ăn cuối tháng.
3.3. Thực hiện tốt công tác thu tiền hàng tháng.
Với đặc thù trường mầm
non, trẻ ăn bán trú tại trường 100%, theo quy định của cấp học, kế toán, thủ
quỹ là người trực tiếp thu tiền của PHHS, GV không được thu hộ PHHS. Công việc
định kỳ của người kế toán trong trường mầm non là bán phiếu ăn hàng tháng. Từ
những ngày đầu mới vào trường tôi còn gặp rất nhiều bỡ ngỡ, khó khăn đầu tiên
là về kinh nghiệm trong công tác còn nhiều điều mới lạ giữa công việc thực tế
và lý thuyết được học trong nhà trường, khó khăn về việc làm quen với công việc
bán phiếu hàng tháng một trong những khoản thu đặc thù của cấp học mầm non.
Những
năm gần đây với sự áp dụng của công nghệ thông tin (CNTT) cụ thể là phần mềm
Kidsofd trong việc bán phiếu ăn hàng tháng, vào những ngày đầu tháng từ mùng 1-
mùng 5 định kỳ (không kể ngày nghỉ) bộ phận kế toán cùng với thủ quỹ tổ chức
bán phiếu ăn. Công việc bán phiếu trên máy thuận tiện hơn rất nhiều so với
những ngày đầu còn viết phiếu tay -> vào sổ -> cộng sổ tất cả đều rất mất
thời gian, khó kiểm soát và tốn nhiều công sức, việc cập nhật và cung cấp số
liệu không được kịp thời, sổ sách chưa được gọn gàng, khoa học.
Giờ
đây cùng với việc bán phiếu ăn trên máy phụ huynh cũng không phải chờ đợi, xếp
hàng đóng tiền lâu như trước nữa, kế toán cũng không phải dò tên, phiếu ăn của
từng học sinh. Mà số liệu đã được sắp xếp rất khoa học, không xảy ra trường hợp
nhầm tên, nhầm lớp. Phụ huynh chỉ cần đọc tên trẻ và kế toán chỉ cần một thao
tác nhỏ đánh mã học sinh là có được thông tin đầy đủ của học sinh đó cụ thể như
thế nào, rất nhanh và chính xác. Hơn thế nữa biên lai thu được in ra phẳng
phiu, sạch sẽ, dễ hiểu và khoa học.
Công việc thu tiền định
kỳ hàng tháng cũng là dịp để tôi gặp gỡ, giao tiếp với PHHS. Tiếp xúc với hơn 600
PHHS, một số lượng rất lớn cũng không tránh khỏi những thắc mắc, đặc biệt là
trong tháng 9 bao gồm cả những khoản thu đầu năm, có rất nhiều ý kiến lúc đầu
chưa nắm rõ về các khoản thu. Một phần là do PHHS không đi họp phụ huynh cho
các con do nhà trường tổ chức vào dịp đầu năm học nên không nắm bắt được tình
hình các khoản thu theo quy định. Việc thắc mắc của các bậc phụ huynh làm mất
rất nhiều thời gian để giải thích, ảnh hưởng tới sự chờ đợi của những người thu
tiếp theo. Tuy nhiên vấn đề đó đều được chúng tôi giải thích cụ thể, rõ ràng
nên phụ huynh cũng đã hiểu và vui vẻ chấp hành đóng góp đầy đủ các khoản thu
quy định của nhà trường.
Mặt khác hoàn cảnh
kinh tế của địa phương còn gặp rất nhiều khó khăn do đó việc thu tiền học
phí của học sinh phải thu làm nhiều lần, đóng tiền ăn hàng tháng còn chậm trễ.
Vì thế bản thân tôi phải thường xuyên đôn đốc GVCN của các lớp phải thường
xuyên nhắc nhở học sinh nộp tiền đầy đủ, kịp thời và báo cáo danh sách cho
kế toán, thủ quỹ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý để kịp thời cập nhật vào
sổ theo quy định.
3.4. Phối hợp tốt với giáo viên, CMHS trong công
tác thu tiền hàng tháng.
Với lịch bán phiếu
trong 05 ngày đầu tháng cùng với sự kết hợp của bộ phận tài chính với GV trên
lớp để đôn đốc phụ huynh mua phiếu ăn cho con. Với địa điểm trường có 2 khu,
nhà trường thống nhất quy định từ đầu năm học lịch thu tiền 5 ngày đầu tháng,
khu A từ mùng 1-3, khu B từ mùng 4-5 (không kể ngày nghỉ và ngày lễ Tết). Đa số
PHHS đã chấp hành đúng lịch, tuy nhiên trong những ngày quy định việc thu tiền
vẫn chưa được hoàn thành 100%, vẫn tồn tại những bậc phụ huynh mua phiếu chậm
trễ, rải rác không theo lịch, ngày nào cũng có phụ huynh đóng tiền thậm chí đến
hết tháng.
Với đặc thù là kế
toán ngành mầm non rất nhiều việc nên tôi phải sắp xếp thời gian khoa học để
làm sao tất cả công việc được hoàn thành đúng thời gian quy định. Vì vậy sau
những ngày thu tiền quy định tôi và thủ quỹ không thể ngồi song song cùng thu
tiền, công việc của tôi không những theo dõi các khoản thu như tiền ăn, chăm
sóc bán trú, tiền nước, học phẩm, đồ dùng bán trú, học phí mà còn theo dõi thu
chi bên NSNN. Cứ định kỳ từ ngày 10-15 hàng tháng tôi chuyển khoản lương cho
CBGVNV, tổng hợp báo cáo tháng, báo cáo hàng quý, xây dựng dự toán, thống kê,
tập huấn, đi nội vụ duyệt tăng lương định kỳ, làm chế độ BHXH, thanh toán các
khoản chi phí khác như: tiền điện sinh hoạt, tiền vệ sinh, chi phí tiếp tiếp
khách, hội nghị…. nộp báo cáo tài chính, công việc đòi hỏi đi lại rất nhiều
không có mặt thường xuyên tại trường, hơn nữa việc đóng tiền chưa đúng quy định
ảnh hưởng rất nhiều tới tiến độ của những công việc khác.
Cũng chính những bất
cập đó tôi đã suy nghĩ rất nhiều và tìm ra cho mình biện pháp khả thi là tất cả
những cháu chưa đóng học còn lại tôi đã in biên lai thu ra sẵn, phân loại theo
từng lớp, sắp xếp theo thứ tự số biên lai thu và bàn giao cho thủ quỹ thu, đến
cuối tháng kiểm tra chốt số liệu với thủ quỹ, trường hợp vẫn còn những cháu
chưa đóng tiền thì tôi thông báo trực tiếp với GVCN lớp nhắc nhở phụ huynh đồng
thời gửi giấy thông báo cho PHHS để kịp thời đóng góp. Với biện pháp này tôi
thấy hiệu quả và thuận tiện hơn rất nhiều trong việc bán phiếu vừa thuận lợi
cho phụ huynh cũng như giảm bớt thời gian để tôi hoàn thành công việc khác của
mình.
3.5. Tổng hợp số liệu thu - chi và lưu trữ hồ sơ
kế toán một cách khoa học định kỳ.
Tổng hợp số liệu thu -
chi là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của các
khoản thu chi phát sinh trong tháng cụ thể nhằm báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng
đơn vị nắm bắt nghiệp vụ làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán.
Lưu
trữ hồ sơ kế toán định kỳ là biện pháp sắp
xếp các hóa đơn chứng từ một cách khoa học dễ tìm kiếm, dễ kiểm tra, cất trữ
lại sau khi kết thúc kỳ báo cáo.
a)
Tổng hợp số liệu thu chi:
Mọi
biến động phát sinh thu chi trong tháng của đơn vị đều được kế toán tổng hợp số
liệu và phân loại theo từng nguồn thu chi, báo cáo tổng hợp chi tiết trình lên
hiệu trưởng ký duyệt và có đầy đủ các chữ ký của thành phần trong chứng từ sau
đó tiến hành đóng chứng từ theo từng nguồn chi riêng biệt. Cụ thể công việc
được tiến hành theo các bước như sau:
Kết thúc lịch thu tiền
theo quy định, căn cứ Qui chế chi tiêu nội bộ của nhà trường. Tôi tiến hành
công việc định kỳ cụ thể là ngày 09 hàng tháng thanh toán tiền công bán trú,
dựa trên những số liệu được tổng hợp từ bộ phận chấm công chuyển lên, giữa bảng
chấm công và bảng lương đã được chúng tôi thống nhất danh sách sắp xếp tên theo
thứ tự chính vì lẽ đó công việc lập bảng thanh toán tiền lương bán trú được tôi
tổng hợp rất nhanh và chính xác rồi trình Hiệu trưởng duyệt chi và giao thủ quỹ
xuất quỹ chi.
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/
Sau khi lập xong bảng
thanh toán tiền công bán trú tôi tiến hành định khoản trên phần mềm kế toán
hành chính sự nghiệp Das 10.0.25 cụ thể ghi:
-
Rút tiền bán trú về nhập quỹ:
Nợ TK 1111:
Có TK 112118: (Tiểu mục: 7049, 6099)
-
Xuất quỹ
chi tiền công bán trú:
Nợ TK 61111, 61112:
Có TK 1111: (Tiểu mục: 6099,7049)
Tiếp đó là ngày mùng 10
hàng tháng tiến hành thanh toán tiền hàng chợ với các nhà cung ứng thực phẩm,
phối hợp với Hiệu phó quản lý nuôi dưỡng, tổ trưởng tổ bếp tổng hợp các hóa đơn
của từng nhà cung ứng đã được sắp xếp theo thứ tự từng ngày, đối chiếu với sổ
giao nhận thực phẩm. Sau khi các nhà cung ứng thực phẩm đến lập “ Bảng kê đề
nghị thanh toán” đối chiếu khớp với số liệu của nhà trường thì Hiệu phó ký xác
nhận, chuyển sang cho kế toán viết phiếu chi thanh toán, cuối cùng chuyển sang
cho Hiệu trưởng duyệt chi và thủ quỹ xuất quỹ chi.
Quy
trình thanh toán thực phẩm được định khoản như sau:
-
Rút tiền ăn về nhập quỹ:
Nợ TK 1111:
Có TK 112118: (Tiểu mục: 6401)
- Xuất quỹ chi tiền công bán trú:
Nợ TK 61111:
Có TK 1111: (Tiểu mục: 6401)
Mẫu Bảng tổng hợp thanh toán thực phẩm
của trẻ
Trường Mầm non ….
|
BẢNG
TỔNG HỢP THANH TOÁN THỰC PHẨM CỦA TRẺ THÁNG
3/2018 (ĐVT: VNĐ) |
||||||||||||
|
Số
TT |
Hóa
đơn |
Chứng
từ |
Mã
NDKT |
Nội
dung chi |
Số
tiền |
|||||||
|
Số |
Ngày/ |
Số |
Ngày/ |
Số
lượng |
Định
mức |
Thành
tiền |
||||||
|
tháng/ |
tháng/ |
|||||||||||
|
năm |
năm |
|||||||||||
|
1 |
|
|
117 |
28/02/ 2018 |
6401 |
Thanh toán tiền
thịt tháng 3 |
|
|
85.067.000 |
|||
|
2 |
|
|
118 |
Thanh toán ga đun
tháng 3 |
|
|
10.120.000 |
|||||
|
3 |
|
|
119 |
Thanh toán tiền
gạo, đậu, lạc tháng 03 |
|
|
30.039.000 |
|||||
|
4 |
|
|
120 |
Thanh toán tiền đậu
phụ tháng 3 |
|
|
2.528.000 |
|||||
|
5 |
|
|
122 |
Thanh toán tiền
bún, bánh cuốn, phở tháng 3 |
|
|
2.173.000 |
|||||
|
6 |
|
|
123 |
Thanh toán tiền
tôm, cua, cá tháng 3 |
|
|
7.920.000 |
|||||
|
7 |
|
|
124 |
Thanh toán tiền sữa
tháng 3 |
|
|
18.712.000 |
|||||
|
8 |
|
|
125 |
Thanh toán tiền
rau, củ, quả tháng 3 |
|
|
13.583.000 |
|||||
|
9 |
|
|
126 |
Thanh toán tiền
hàng kho tháng 3 |
|
|
8.313.000 |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
Cộng: |
|
|
178.455.000 |
|||
|
Tổng số tiền viết
bằng chữ: Một trăm bảy mươi tám triệu bốn trăm năm mươi lăm nghìn đồng
chẵn./. |
||||||||||||
|
Bích Hòa, ngày 30 tháng 03 năm 2018 |
||||||||||||
|
Kế
toán |
Thủy
quỹ |
Hiệu
trưởng |
||||||||||
Với các khoản chi khác như:
tiền nước, đồ dùng bán trú, học phẩm hóa đơn chứng từ được thực hiện theo quy
định của Bộ tài chính. Tất cả các nguồn thu người mua hàng phải xuất trình hóa
đơn đỏ thì kế toán mới viết phiếu chi thanh toán. Và quy định người mua hàng
phải thanh toán kịp thời không để tồn đọng làm ảnh hưởng tới việc cập nhật sổ
sách, chậm chễ trong việc báo cáo tài chính. Qua đó trong năm học công việc của
tôi cũng đã thuận lợi và phát huy hơn rất nhiều.
b) Lưu trữ hồ sơ kế toán một
cách khoa học định kỳ .
Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn thu chi trong
nhà trường, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc
kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với
các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng
lĩnh vực từng loại hình hoạt động, công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt
là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác
quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa
học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng CNTT, song vấn đề không
thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
Như kế toán trong trường mầm non đối với các
khoản thu thoản thuận có các loại chứng từ, biểu mẫu, sổ sách của kế toán rất
đa dạng như: sổ tính khẩu phần ăn, chứng từ chi ăn, chi chăm sóc bán trú, học
phẩm, nước, trang thiết bị bán trú, các loại sổ dùng cho các khoản thu thỏa
thuận như sổ chi tiết chi, sổ nhật ký bàn giao, tổng hợp thu chi, … và rất
nhiều các biểu mẫu khác có liên quan. Rồi các loại sổ sách bên nguồn ngân sách,
tất cả đều rất quan trọng phải lưu trữ cẩn thận vì chúng liên quan mật thiết
với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không
thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá
trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và
kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại
và sắp xếp một cách khoa học.
Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước
nói chung và đơn vị trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp
quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu
trữ 5 năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức
được vấn đề trên tôi thấy cần phải có những giải pháp để nâng cao công tác quản
lý hồ sơ kế toán tốt không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt
động, sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình
đổi mới của đất nước nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị
hành chính sự nghiệp góp phần thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho hiệu trưởng và cấp
trên quản lý tài chính tốt.
- Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các
văn bản, chứng từ đã xử lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện
luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà
nước.
-
Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay,
những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ
đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
Trên
thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học hiện đại
song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó
không phá huỷ hồ sơ…Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ
qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công. Nếu chúng ta chỉ sắp
xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho hồ sơ
luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi
bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho
vào hộp tài liệu đóng lại theo quý, năm.
Ngoài ra mỗi tháng, quý chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới
không bị hư, mục nát.
III/ KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1) Kết luận.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong việc thực hiện công tác thu và quản
lý thu – chi tài chính trong nhà trường bản thân tôi kế toán đơn vị không ngừng
trau dồi đạo đức cách mạng tận tâm tận lực, tuyệt đối chấp hành thực hiện công
tác quản lý, thu chi tài chính theo đúng tiêu chuẩn định mức qui định khi thực
hiện nhiệm vụ lấy cơ sở pháp lý là luật và các văn bản pháp qui hướng dẫn hiện
hành.
Bản thân thường xuyên bổ sung kiến thức nắm bắt văn bản chế độ chính sách
mới kịp thời, thực hiện chi trả đúng, đủ và kịp thời mọi chế độ chính sách cho
cán bộ giáo viên và học sinh.
Thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao luôn nêu cao trách nhiệm là
bộ phận phục vụ sự nghiệp giáo dục và Đào tạo.
Thực hiện quản lý thu – chi tài chính đúng theo luật ngân sách nhà nước
tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát chứng từ, thực hiện đối chiếu kiểm tra
trước tham mưu chi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Là
một người làm công tác kế toán ngoài việc cần phải có trình độ chuyên môn,
năng lực công tác thì bản thân còn phải luôn trau dồi kiến thức, tự tu
dưỡng bản thân, luôn có tinh thần học hỏi để có kinh nghiệm hơn trong công
tác.
Từ những vấn đề trên
tôi đã đạt được những hiệu quả như sau:
-> Thu-chi theo đúng quy định hiện
hành. Báo cáo, cung cấp thông tin, quyết toán kịp thời với chủ tài khoản, cơ
quan cấp trên. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế
toán. Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của
tài chính.
-> Chứng từ thu-chi đầy đủ và
rõ ràng hơn. Hồ sơ thu-chi được bảo quản và lưu trữ tốt. Sắp xếp có khoa học
khi cần cung cấp thông tin nào thì không phải mất nhiều thời gian để tìm
kiếm.
Qua
kết quả thu được sau khi nghiên cứu và thực hiện đề tài tôi thấy là một con số
mà bản thân tôi đã mong đợi mà trong gần một năm tôi đã dày công nghiên cứu,
với sự nỗ lực lớn của bản thân, sự giúp đỡ BGH, các bậc phụ huynh và đồng
nghiệp. Công tác thu và quản lý thu – chi trong nhà trường được nâng lên rõ
rệt.
*Số liệu điều tra sau khi
thực hiện đề tài:
|
TT |
Nội dung khảo sát |
Trước khi thực hiện đề tài |
Sau khi thực hiện đề tài |
Tăng |
||
|
Số liệu |
Tỷ lệ |
Số liệu |
Tỷ lệ |
|||
|
1 |
Các khoản thu đầu năm đóng đúng lịch (tháng 9) |
550/641 trẻ |
85,8% |
603/632 trẻ |
95,4% |
9,6% |
|
2 |
Các khoản thu hàng tháng (thu 5 ngày đầu tháng) |
560/641 trẻ |
87,3% |
600/632 trẻ |
94.9% |
7.6% |
|
3 |
Thu học phí 2
kỳ/năm đúng lịch |
519/641 |
81% |
604/632 trẻ |
95.6% |
14.6% |
|
4 |
Các khoản chi trả tiền thực phẩm cuối tháng |
6/9 tháng |
66.7% |
8/9 tháng |
88,9% |
22.2% |
|
5 |
Các khoản chi tiền khác (chăm sóc bán trú) ngày 8-10 hàng
tháng |
8/9 tháng |
88,9% |
9/9 tháng |
100% |
11.1% |
2. Khuyến
nghị và đề xuất.
2.1. Khuyến nghị.
Để công việc của kế
toán hoàn thành tốt niệm vụ, Tôi rất
mong nhận được sự quan tâm hơn nữa của các cấp, ban ngành tạo điều kiện về
cơ sở vật chất kinh phí để nhà trường mua sắm thêm một số thiết bị cho
văn phòng, trường lớp. Mở thêm các lớp tập huấn về nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn cho kế toán. Cần có chế độ đãi ngộ hơn để động viên về mặt tinh thần
giúp cho đội ngũ làm kế toán, bảo vệ ở trường học giảm bớt khó khăn, đảm
bảo được đời sống giúp nhân viên yên tâm công tác phục vụ lâu dài, tận tụy
hơn với công việc.
Các cơ quan liên quan cần có sự thống nhất trong triển khai thực hiện
các công việc liên quan đến công tác quản lý thu - chi cho các đơn vị trường
học.
2.2. Đề xuất.
Trên thực tế cũng tồn
tại nhiều bất cập như quản lý ngân sách giáo dục; chế độ tự chủ, tự chịu trách
nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và tài chính trong các cơ sở giáo dục
công lập nhìn chung còn hạn chế về tác dụng… đội ngũ làm công tác kế toán
về chế độ chưa được quan tâm nhiều.
VD: - GV kể từ
tháng 05/2011 đến nay tất cả các GV công tác được 05 năm thì được hưởng
phụ cấp thâm niên theo nghề là 5% và hàng năm cứ đủ 12 tháng thì sẽ được
tăng thêm 1% .
- Còn đội ngũ làm kế
toán, văn phòng ở các xã, huyện thì lại được hưởng phụ cấp công vụ năm
2011 được hưởng 10% và năm 2012 được tăng lên 25%. Trong khi đó đội ngũ
làm công tác kế toán ở đơn vị trường học thì lại không được hưởng các chế
độ đó, đây là một thiệt thòi đối với đội ngũ làm kế toán, văn phòng
ở trường học nói chung. Vì vậy đề nghị Nhà nước nên có chế độ cho các cán bộ,
nhân viên kế toán để nguồn thu nhập được
ổn định hơn.
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã
đúc kết từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi
tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực
tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi
nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những
biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân
luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, xử lý công việc nhanh, gọn,
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/